Agenda este de mare ajutor în ordonarea gândurilor, în verificarea dacă cele planificate s-au îndeplinit.
Agenda este ca o hartă care îți arată drumul spre scopul tău.
Notarea în agendă reprezintă o modalitate de a nu uita. Multe dintre ideile şi informaţiile referitoare la desfăşurarea unei activităţi importante acaparează toată energia noastră, iar abilitatea de a gândi concentrat se diminuează semnificativ. Te vei simţi tensionat de teama de a nu pierde din detalii. Astfel, notarea pe hârtie, va elimina necesitatea memorării acestora, devenind o sursă sigură eliberatoare de stres.
Agenda este un instrument important în gestionarea timpului și totodată extrem de revelator deoarece te ajută să afli exact:
cât timp acorzi activităților importante și celor neimportante;
de câte ori, pe parcursul zilei, observi că „rămâi fără timp”;
care sunt intervalele de timp în care aveți mai multă energie și sunteți activ;
care sunt intervalele de timp în care scade nivelul de energie;
care e raportul între lucru efectiv și pauze.
Care sunt beneficiile de avea o Agendă:
îți eliberezi creierul de informația surplus;
poți programa activitățile tale;
devii disciplinat, eviți uitarea unor taskuri;
agenda îți aduce aminte ceea ce poți să uiți;
te ajută să fii echilibrat;
agenda îți crește productivitatea!
Sfaturi de eficientizare a timpului utilizând jurnalul de activitate
După cel puțin o săptămână în care ai înregistrat fiecare activitate, analizează jurnalul. Iată ce poți face pentru a eficientiza timpul petrecut în cadrul activităților zilnice:
Elimină activitățile care nu intră în fișa postului, sarcini pentru care nu ești plătit (inclusiv activități personale – timpul petrecut pe rețelele de socializare etc.).
Programează sarcinile cele mai dificile pentru perioadele zilei în care știi că ești mai plin de energie. În felul acesta, vei lucra mai bine și mai repede;
Redu numărul de schimburi între sarcini diferite. De exemplu, citește și răspunde la mai multe e-mail-uri odată, în intervale de timp clar definite. Această soluție este mai potrivită față de rezolvarea unui e-mail printre alte activități;
Redu timpul alocat activităților de rutină (făcutul cafelei, pauza de țigară etc.).
Nu îți lua prea multe sarcini deodată. Uneori un volum mare de sarcini te poate descuraja. Fii realist când îți stabilești lista de activități pe care le ai de făcut;
Deleagă – liderii știu să delege activitățile pe care le pot face alții pentru a se concentra doar pe acele activități care contează, aduc profit sau pe a crea strategii care duc mai departe compania sau afacerea;
Fii creativ, alternând ritmul. După o sarcină dificilă alege una mai ușoară pentru a evita rutina.
Nu uita de pauze. Cu siguranță ai auzit de zicala românească pauzele lungi și dese – cheia marilor succese. Ei bine, să zicem că este parțial adevărat. Nu poți fi productiv dacă muncești fără repaus. Majoritatea oamenilor lucrează eficient aproximativ 60-90 minute cu o pauză de 5-10 minute.
În completarea agendei se recomandă următoarele 12 reguli:
Planifică numai 60% din zi;
Păstrează 20% pentru cazuri neprevăzute, iar 20% pentru creativitate;
Repartizează echilibrat activitățile, nu supraîncărca începutul săptămânii;
Fă însemnări în același loc, evitând hârtiuțe color peste tot;
Apreciază durata: fixează timpul necesar pentru fiecare sarcină (de cât timp ai nevoie);
Sarcinile trebuie împărțite: de scurtă durată, de lungă durată și de durată medie;
Principii de bază: regulat, sistematic, consecutiv;
Principiul Pareto 80:20, 80% din rezultate provin din 20% din activitățile realizate. Astfel, din 10 activități planificate doar 2 sunt importante.
Volumul sarcinilor să fie real.
Planifică pauzele. Se recomandă rezervarea zilnic a unei ore, în decursul căreia nimeni nu te va deranja. Fixează această oră în planul tău. Aceasta va mări productivitatea muncii.
Planifică timp la sfârșitul zilei de muncă pentru controlul planului îndeplinit și pentru planificarea planului pentru ziua următoare!
Obligatoriu, planifică timpul liber.
Totuși vom susține principiul echilibrului – cantitatea timpului acasă să fie egală cu calitatea timpului la lucru. În viața dvs. trebuie să fie timp pentru odihnă și familie! Timpul liber planificat este o resursă pentru fiecare dintre noi. Echilibrul dintre muncă și odihnă este decisiv pentru productivitatea și eficiența noastră din viitor.
Planificarea timpului liber presupune:
a practica regulat transferul emoțional (teatru, expoziții) și fizic (sport, fitness);
a planifica cel puțin o seară într-o săptămână de lucru (nu numai în weekend);
a folosi concediul scurt în zilele de sărbătoare;
a planifica o deplasare de la 2 ore până la 2 zile de odihnă;
în concediu de a folosi regula „Poșta la ore fixe” (de ex.12.00 sau 15.00, durata 30 min.) ș.a.
Și încă un sfat de urmat: folosește abrevierile!
Exemplede abrevieri
↑ Urgent ! Important ? De clarificat + Prioritate A v Sarcină îndeplinită w Sarcină foarte bine îndeplinită 0 Transferul sarcinii X Sarcină neîndeplinită /se rezolvă de la sine
Concluzii. Planificarea zilnică e necesară pentru creșterea productivității și managementul timpului. Se consideră că 10 minute de planificare este echivalentă cu 2 ore economisite de timp. Planificarea zilnică a muncii crește productivitatea personală cu 25-30%, eliberează timp.
A planifica și a gândi trebuie întotdeauna pe foaie. Dacă scopul nu este scris pe foaie, înseamnă că el nu există.
Planurile zilei, păstrate în cap, sunt respinse ușor.
Planurile în scris ajută și asigură descărcarea memoriei.
Planul fixat în scris deține un efect psihologic de automotivare față de muncă.
Enumerarea sarcinilor este ca o hartă care nu va permite să deviați de la drumul spre scop. Modul în care planifici este indicatorul hotărârii dvs. de a atinge rezultate.
Nu uita! Durata medie de alcătuire a planului zilei este 10 minute, de aceea nu este o scuză că nu ai avut timp pentru planificarea zilei următoare.
Cu drag, psihologul vostru, Diana Ștefaneț
Serviciile noastre pot fi oferite și on-line. Contactați-ne pentru mai multe detalii.
