Cum să-ți crești productivitatea acasă și la muncă

Dacă vrei să ai succese, e bine să fii productiv. Beneficiile productivității sunt enorme atât pentru angajat, cât și pentru companie. Productivitatea favorizează inovarea, creșterea și avansarea, eficiența, performanța și, desigur, echilibrul între muncă și viața personală.

Pentru a fi productiv e bine să elaborăm un plan strategic, care se va axa pe 4 dimensiuni:

• Pregătirea și organizarea locului de muncă.
• Înlăturarea hoților de timp.
• Prevenirea demotivării și folosirea unui limbaj al productivității.
• Respectarea și aplicarea celor 9 principii ale persoanelor productive.

• POLITICA ORICĂREI ORGANIZAȚII e necesar să includă strategii de creștere a productivității. Vom menționa cele mai importante:
  • Crearea unui mediu de muncă cu respectarea standardelor de muncă, a mediului de lucru pozitiv care favorizează colaborarea și bunăstarea angajaților.
  • Investirea în tehnologia adecvată, soft-uri de gestionare a proiectelor ce pot îmbunătăți colaborarea și eficiența;
  • Asigurarea unui necesar de birou suficient joacă un rol important în operațiunile zilnice, în garantarea armoniei în echipă, precum și creșterea productivității. Consumabilele de birou adecvate contribuie la menținerea unei imagini bune a companiei. Un număr suficient de consumabile de birou încurajează creativitatea și la birou. Necesarul insuficient afectează moralul angajaților.
  • Dezvoltarea unei culturi de colaborare și comunicare deschisă, care contribuie la o mai bună coordonare și un randament mai bun la locul de muncă.
  • Susținerea motivației angajaților prin oferirea aprecierii, recunoștinței, recompenselor, a oportunităților de avansare.
  • Susținerea dezvoltării continue și formarea angajaților, permiterea subalternilor să dobândească noi competențe și să-și îndeplinească sarcinile mai eficient.

Organizarea volumului de lucru. Prioritizarea sarcinilor, stabilirea unor termene realiste, evitarea multitasking-ului și utilizarea instrumentelor de productivitate pot avea un impact semnificativ asupra randamentului unei persoane.

LUPTĂ CU CRONOFAGII (hoții de timp)

Categoria cronofagilor (risipitori de timp) include sute de lucruri lipsite de sens și mărunte pe care le facem în timpul zilei: verificarea frecventă a corespondenței, comunicarea și vizualizarea știrilor pe rețelele de socializare, conversații lipsite de sens cu colegii.

Cronofagii, în cuvinte simple, reprezintă tot ceea ce îți ia timp și nimic nu-ți dă în schimb.

Iată o selecție de „HOȚI DE TIMP” (Tab.1)

Tabelul nr.1. Cei mai periculoși Hoți de timp

1. Lipsa simțului timpului. 2. Incapacitatea de a planifica timpul. 3. Deprinderea de a face câteva lucruri concomitent. 4. Graba exagerată în muncă. 5. Dorința de a fi utilă/bună cu toții. 6. Incapacitatea de a prioritiza lucrurile. 7. Incapacitatea de a zice „Nu”. 8. Dezordinea pe masa de lucru. 9. Lipsa deprinderii de a avea o agendă cu notițe. 10. Deprinderea de a verifica la fiecare 20 min poșta, blogurile.

11. Apeluri telefonice necontrolate/ prelungite. 12. Lentoarea și nehotărârea. 13. Jocuri la calculator, TV, internetul. 14. Întreruperile. 15. Vizitatori neanunțați. 16. Întâlniri prea lungi. 17. Lipsa de delegare. 18. Prelungirea unei activități în detrimentul altora. 19. Lipsa motivației. 20. Amânarea sarcinilor grele sau neplăcute pentru sfârșitul zilei.

FOLOSEȘTE LIMBAJUL PRODUCTIVITĂȚII

Fii atent cum vorbești! Cuvintele folosite fie te înaripează, fie te blochează. Este bine să știi că productivitatea ta poate fi îmbunătățită folosind un limbaj potrivit. Iată câteva recomandări:

RESPECTĂ cele 10 MIJLOACE pentru Creșterea Productivității

1. REGIMUL ZILEI. Folosește timpul de muncă doar pentru muncă.
2. SPAȚIUL DE MUNCĂ. Pregătește un spațiu de muncă confortabil, ordonat, fără obiectele inutile. 
3. CONCENTRAREA ATENȚIEI. Organizează zona de muncă. Pune telefonul pe silențios, fă ordine în calculator. Elimină factorii ce-ți sustrag atenția ta.
4. PLANIFICAREA ZILNICĂ. Începe o nouă zi cu un plan de acțiuni, iar pentru aceasta în ajun elaborează lista de acțiuni.
5. DEADLINE PENTRU FIECARE SARCINĂ. Stabilește scopuri concrete și determină timpul necesar.
6. CONSECUTIVITATEA SARCINILOR. Rezolvă întrebările conform planului, de la simplu spre compus.
7. PRIORITĂȚILE. Zilnic sortează sarcinile după Important și Urgent.
8. MOMENTE PRODUCTIVE. Utilizează cele mai productive ore la maximum.
9. MOTIVAȚIE INTERNĂ. Tehnici individuale de motivare – jurnalul de succese, partea activă a zilei, contract cu sine ș.a.
10. ENERGIE. Îți va crește productivitatea somnul calitativ, ambianța sănătoasă.

Merită atenție și modelul propus de John Maxwell cu privire la creșterea productivității. J.Maxwell distinge 9 principii ale persoanelor cu adevărat productive:

1. Rezultatul final perfect. Pentru a fi productiv schițează în minte care ar fi produsul final dorit. Vizualizează rezultatul perfect, cât mai detaliat posibil. Când știi cum arată perfecțiunea, vei depune mai mult efort pentru a o atinge. Sfatul este să-ți creezi un model mental de perfecțiune vizavi de cea ce îți dorești să realizezi.
2. Eficiență. „Sunt productiv deoarece fac ce știu cel mai bine și nu insist să mă ocup de lucrurile la care nu mă pricep”, susține Paul Martinelli [3, p.133]. E necesar de a scăpa de ideea „nu pot să fac acest lucru fiindcă … nu mă pricep, nu am timp, nu am resurse etc.”. Sfatul este să fii dispus să acționezi de fiecare dată când nu te simți sigur pe sine și să accepți să faci câte un pas mic. Realitatea ne arată că succesul nu apare peste noapte, el este rezultatul mai multor succese la scară mică, a sute de pași mici.
3. Acceptă greșelile. „Greșește repede, greșește din prima și greșește des”, ne spune Paul Martinelli (apud p.134). Sfatul este de a nu-ți judeca acțiunile ca fiind corecte sau greșite – respectiv succese sau eșecuri. Întrebarea potrivită ar fi: CEEA CE VOI ÎNTREPRINDE MĂ VA ADUCE MAI APROAPE DE VIZIUNEA PERFECTĂ? Învață din ceea ce nu a funcționat.
4. Puterea Concentrării. Rămâi concentrat mai multă vreme decât ceilalți. Sfatul potrivit ar fi să încerci de mai multe ori un lucru, nu o singură dată mai multe lucruri. Nu te da bătut, rămâi pe poziții o perioadă mai lungă, nu te distrage, iar aceasta va crește șansele de succes, te va ajuta să ai rezultate.
5. Abilități și resurse. „Fă inventarul propriilor abilități și resurse”. Uneori lipsa unor abilități te face neproductiv și duce la rezultate mici. Sfatul este să te dezvolți. Deoarece dacă nu te dezvolți, nu îți atingi adevărata capacitate, ca urmare te blochezi și ajungi în situații imposibile.
6. „Lucruri pe care nu le faci foarte bine”. Dacă vrei să fii productiv, încetează să te ocupi de lucrurile la care nu te pricepi foarte bine. Sfatul este să te concentrezi pe lucrurile ce le faci cel mai bine! E necesar de a găsi modalități de a vă dedica timpul și atenția, astfel încât să fie eliminate din program tot ceea ce nu aduce beneficii foarte mari.
7. Conectare. Lucrezi singur – productivitate mică. Lucrezi cu echipă – productivitate mare.Sunt lucruri care singur nu am reuși să le facem, de aceea formăm echipe pentru a îndeplini un obiectiv. Sfatul este: stabilește o legătură strânsă cu membrii propriei echipe. De exemplu: în fiecare zi/săptămână vizitează/ sună pe cineva ca să stai pur și simplu de vorbă.
8. Decizii de avansare. Atunci când nu știi ceva să faci, „sari și construiește-ți aripile pe parcurs”. Persoana va putea atinge nivelul maxim de productivitate doar dacă este dispusă să ia deciziile corecte, să accepte ideea fie funcționează, fie nu, te conduce pe drumul cel bun sau nu.
9. Excelență. Munca omului poate presupune multe acțiuni similare, sarcini repetitive. Modificarea planului vechi, reevaluarea procesului anterior și a abilităților, va contribui la dezvoltarea persoanei. Sfatul este: „Încearcă să stabilești ceea ce ai putea îmbunătăți. Gândește-te la viitor, dar acționează acum”. [3, p.131-139]

CONCLUZII: Productivitate înseamnă calitate înaltă cu costuri mici. Cu toții ne dorim să fim productivi, să avem rezultate și succese, să avem o muncă interesantă și care nu ne obosește. Pentru aceasta aplică regulat și cu consecutivitate principiile productivității, învață tehnici de gestionare a timpului, menține echilibrul dintre muncă și odihnă și, desigur, fii mereu gata să înveți noi abilități cerute de noile timpuri!

Fii Tu schimbarea!

BIBLIOGRAFIE:

1. Bogathy Zoltan. Manual de psihologia muncii și organizațională. Iași: Polirom, 2004. 376 p.
2. Manolescu Aurel, Lefter Viorel, Deaconu Alecxandrina. ș.a.  Managementul resurselor umane. Bucureşti: Editura Economica, 2001. 559 p.
3. Maxwell John. Fără limite. Cum să-ți atingi potențialul maxim. București: Ed. Amaltea. 2017. 283 p.
4. Pânișoară G., Pânișoară I-O. Managementul resurselor umane. Iași: Polirom, 2016. 312 p.
5. Tracy Brian. Începe cu ce nu-ţi place! 21 de soluţii pentru a pune capăt amânărilor şi a realiza mai mult într-un timp mai scurt. Bucureşti: Curtea Veche Publishing, 2007. 120 p.
6. Tracy Brian. Rezolva acum! Foloseste-ti timpul eficient si ia-ti viata inapoi. București: Curtea Veche, 2022. 280 p.
7. Zlate M. Tratat de psihologie organizațional-managerială. Vol.1, 2.  Iași: Polirom, 2007. 688 p.
8. Часкалсон Майкл. Живи осознанно, работай продуктивно: 8-н едельный курс по управлению стрессом. М.: Изд. Фльпина Паблишер, 2019. 240 с.

SURSA: Ștefaneț Diana.Cum să crești productivitatea angajaților. În: Materialele Conferinței naționale științifico-practice „Dinamica schimbării și cultura organizațională a viitorului”, Ediția a IV-a, 22.02.2024, p.161-174